Fattura elettronica e firma digitale
È sempre necessaria la firma digitale sulla fattura elettronica 2019? E quando è obbligatoria? La fattura elettronica, il cui obbligo di utilizzo è stato introdotto a partire dal 1° gennaio di quest’anno, continua a sollevare alcuni dubbi e domande. Tra queste si annoverano quelle relative alla firma digitale. Quando è necessaria e quando risulta obbligatoria? Andiamo a vedere cos’è la firma digitale, come funziona e se conviene utilizzarla sempre.
Fattura elettronica: firma digitale, cos’è e come funziona
Come spiega l’Agenzia delle Entrate, per sottoscrivere documenti informatici tramite firma digitale bisogna disporre di un dispositivo di firma. Questo può essere richiesto solo ai soggetti autorizzati, i cosiddetti Certificatori, il cui elenco ufficiale si trova sul sito di AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). I formati attualmente previsti per la produzione di file firmati digitalmente sono i seguenti:
- CAdES: formato di firma universale per tutti i documenti elettronici;
- PAdES: formato utilizzabile solo per i pdf;
- XAdES: formato che si usa per il formato XML.
La firma digitale si crea “da una coppia di chiavi digitali asimmetriche attribuite in maniera univoca a un soggetto”, ovvero al titolare. Le due chiavi digitali sono le seguenti:
- Privata: riservata al titolare per generare la firma digitale da apporre sul documento;
- Pubblica: finalizzata a verificare l’autenticità della firma.
La firma digitale può essere utilizzata in due modi, in locale o da remoto. Quest’ultima modalità intende per firma digitale quella “generata usando strumenti di autenticazione che consentono la generazione della propria firma su un dispositivo (HSM) custodito dal certificatore”. Quando si parla di “in locale”, invece, si intende “la firma digitale generata in uno strumento nel possesso fisico del titolare, smartcard o token”.
Fattura elettronica: come ottenere la firma digitale
Come scritto sopra e specificato anche dalle guide dell’AgID, la firma digitale è richiedibile presso i prestatori di servizi fiduciari accreditati. Questi ultimi sono soggetti, pubblici o privati, che emettono certificati qualificati per la firma digitale. Per sapere a quale prestatore di servizi rivolgersi vi rimandiamo alla tabella pubblicata dall’AgID.
Firma digitale fattura elettronica: quando serve?
La firma digitale sulla fattura elettronica richiede dunque l’utilizzo di un determinato dispositivo e il relativo accreditamento presso il Certificatore. In caso di utilizzo di firma digitale in locale, bisognerà inoltre avere anche un dispositivo di lettura. Per la firma digitale sul documento bisogna poi avere un software specifico.
La firma digitale in fattura elettronica è obbligatoria quando quest’ultima viene inviata a una Pubblica Amministrazione. In questo caso bisognerà creare la fattura in formato Xml per farla accettare dal Sistema di Interscambio ed essere contrassegnata dall’apposita firma digitale. In ambito B2B e B2C, e dunque nelle fatture tra privati, la firma digitale non risulta obbligatoria. Il mancato obbligo non sottintende l’impedimento a utilizzarlo. Una fattura elettronica tra privati può dunque essere contrassegnata anch’essa da firma digitale (o firma elettronica qualificata). In quest’ultimo caso, spetterà al Sistema di Interscambio verificare tre aspetti fondamentali:
- Autenticità;
- Integrità;
- Leggibilità.
Il primo aspetto riguarda l’autenticità del certificato di firma. Per integrità, invece, si intende l’originalità del documento, privo dunque di modifiche successive alla firma digitale. Infatti, come illustrato sulla guida alla fattura elettronica dell’Agenzia delle Entrate, “per tutte le fatture elettroniche inviate a privati il SdI accetta anche file non formati digitalmente. Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il SdI esegue controlli sulla validità del certificato di firma”. Se l’esito delle verifiche risulta negativo, la fattura sarà scortata e per tanto ne sarà accertata la mancata emissione.
Fattura elettronica: firma digitale conviene?
Gli aspetti sopra riportati sono da ricondurre alla fattura elettronica in sé, come fa notare La Legge Per Tutti. La garanzia di questi 3 criteri può essere data da sistemi di controllo di gestione che verifichino l’affidabilità tra la prestazione e la fattura relativa; oppure dall’apposizione della firma elettronica qualificata (FEQ) da parte dell’emittente. La scelta dell’uno o dell’altro modo spetta dunque al titolare di partita Iva che emette fattura elettronica a un privato. La seconda soluzione, ovvero la firma digitale, risulta comunque essere più semplice rispetto al sistema di gestione, che prevede una conservazione digitale di tutto ciò che ruota attorno alla prestazione e alla fattura stessa.