Chi deve tenere la cartella sanitaria dei lavoratori sottoposti a sorveglianza

La tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori è legiferata dal relativo Testo Unico (Dlgs 81/08 coordinato con il Dlgs 106/09). Qui troviamo tutto quello che bisogna sapere a riguardo e, in particolare, sulle disposizioni legate alla cartella sanitaria del lavoratore, sugli obblighi del medico e del datore di lavoro e su tutto quello che ruota attorno al tema della sicurezza e della salute dei lavoratori. Per essa è responsabile unicamente il datore di lavoro, che si avvarrà della professionalità di un medico competente per la salvaguardia della salute dei suoi dipendenti.

Cartella sanitaria: i compiti del medico competente e del datore di lavoro

La cartella sanitaria è un documento medico di proprietà del datore di lavoro che contiene le principali informazioni sulle condizioni di salute di un lavoratore. Il compito di gestirla e aggiornarla spetta al medico competente al quale il datore di lavoro si affida per le competenze sanitarie. Tra i compiti del datore di lavoro (articolo 18) spunta anche il diritto di nomina del medico competente per l’effettuazione della sorveglianza sanitaria.

A sua volta il medico competente ha il compito di collaborare con il datore di lavoro alla valutazione dei rischi della sorveglianza sanitaria, alla predisposizione dell’attuazione delle misure per la tutela della salute e dell’integrità psico-fisica dei lavoratori e all’attività di formazione e informazione nei confronti dei lavoratori, ovviamente per la parte di sua competenza. Inoltre programma ed effettua la sorveglianza sanitaria attraverso protocolli sanitari definiti in funzione dei rischi specifici. E quindi “istituisce, aggiorna e custodisce, sotto la propria responsabilità una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria”.

Cartella sanitaria: come conservarla

Il Testo precisa che la cartella sanitaria va conservata con salvaguardia del segreto professionale presso il luogo di custodia concordato al momento della nomina del medico competente, ovviamente fatta eccezione per il tempo relativo all’esecuzione della sorveglianza sanitaria e alla trascrizione dei risultati. Infine, quando cessa il rapporto di lavoro, il medico consegna al lavoratore una copia della cartella sanitaria e di rischio, fornendogli le informazioni necessarie riguardanti la conservazione della stessa.

Infine, “l’originale della cartella sanitaria e di rischio va conservata da parte del datore di lavoro per almeno 10 anni”. Il medico ha anche il compito di informare ogni lavoratore interessato dei risultati della sorveglianza sanitaria e, su richiesta, può rilasciargli copia della documentazione. Ai lavoratori andrà consegnata una informativa sulla privacy, come da nuova normativa (GDPR) in materia.

Cartella sanitaria: sanzioni per il medico competente

Qualora il medico competente non rispetti il ruolo e le mansioni previste, può andare incontro a sanzioni, regolate dall’articolo 58 del Testo. Le sanzioni sono le seguenti:

• Arresto fino a 1 mese o ammenda da 219,20 a 876,80 euro se non conserva regolarmente o non consegna il documento al datore di lavoro alla cessazione del rapporto;
• Arresto fino a 2 mesi o ammenda da 328,80 a 1.315,20 euro se non effettua la sorveglianza sanitaria come da normativa o non informa i lavoratori della propria condizione;
• Ammenda da 438,40 a 1.753,60 euro o arresto fino a 3 mesi per mancata collaborazione con il datore di lavoro o non visita gli ambienti di lavoro per valutarne la messa in sicurezza;
• Sanzione amministrativa pecuniaria da 657,60 a 2.192,00 euro per mancata informazione ai lavoratori o mancato rilascio su richiesta della copia della documentazione sanitaria; nonché se non comunica per iscritto al datore di lavoro e ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza i risultati anonimi collettivi in materia della sorveglianza sanitaria effettuata.
• Sanzione amministrativa pecuniaria da 1.096 a 4.384 euro per mancata trasmissione telematica ai servizi territorialmente competenti delle informazioni relative ai lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria; nonché per aver effettuato visite al fine di accertare gli stati di gravidanza o altri casi vietati dalla normativa o per non aver allegato gli esiti della visita medica alla cartella sanitaria.

Sorveglianza e Cartella sanitaria: cosa bisogna sapere

È il medico competente che effettua la sorveglianza sanitaria sia nei casi previsti dalla normativa vigente, sia su richiesta del lavoratore.

La sorveglianza sanitaria include i seguenti elementi:

• Visita medica preventiva intesa a constatare l’assenza di controindicazioni al lavoro cui il lavoratore è destinato al fine di valutarne l’idoneità alla mansione specifica;
• Visita medica periodica per controllare lo stato di salute dei lavoratori ed esprimere il giudizio di idoneità alla mansione specifica. La periodicità di tali visite viene stabilita una volta l’anno, ma in base alla valutazione del rischio può risultare variabile.
• Visita medica su richiesta del lavoratore, se correlata ai rischi professionali;
• Visita medica in occasione del cambio di mansione;
• Relativa alla cessazione del rapporto di lavoro;
• Visita medica preventiva in fase preassuntiva;
• Visita medica precedente alla ripresa del lavoro in caso di assenza per motivi di salute superiore a 60 giorni continuativi.

Cartella sanitaria: cosa contiene

La cartella sanitaria deve contenere i seguenti elementi.

• Anagrafica del lavoratore (cognome, nome, sesso, luogo di nascita, data di nascita, domicilio, nazionalità e codice fiscale);
• Dati relativi all’azienda: ragione sociale o codice conto; Unità produttiva sede di lavoro o numero certificato unità navale; Indirizzo unità produttiva; Attività svolta;
• Visita preventiva: reparto e mansione specifica di destinazione; fattori di rischio; anamnesi lavorativa, familiare, fisiologica, patologica remota, patologica prossima; programma di sorveglianza sanitaria (protocollo); esame obiettivo; accertamenti integrativi; eventuali provvedimenti del medico competente; giudizio di idoneità alla mansione specifica; scadenza visita medica successiva; data; firma del medico competente.
• Visite successive: reparto e mansione specifica; fattori di rischio; raccordo anamnestico; variazioni del programma di sorveglianza sanitaria; esame obiettivo; accertamenti integrativi; eventuali provvedimenti del medico competente; giudizio di idoneità alla mansione specifica; scadenza visita medica successiva; data; firma del medico competente.

Cartella sanitaria: esito delle visite mediche

Il medico competente può esprimere uno dei seguenti giudizi in merito alla visita medica effettuata e relativamente alla mansione specifica.

• Idoneità;
• Idoneità parziale, temporanea o permanente, con prescrizioni o limitazioni;
• Inidoneità temporanea, con precisazione dei limiti temporali di validità;
• Inidoneità permanente.

Come conservare la cartella sanitaria

La cartella sanitaria può essere anche in formato digitale, ma sempre nel rispetto dei criteri di protezione dei dati e della privacy dei lavoratori, al fine di restringere l’accesso solo al personale autorizzato. In caso di cartella sanitaria rilasciata in forma cartacea, questa può essere conservata in azienda, in busta sigillata e in un apposito archivio accessibile solo al medico. La cartella sanitaria può essere anche conservata nello studio medico.

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