Cerchiamo di capire in cosa consiste la validità PEC nelle comunicazioni tra privati o entri pubblici. Essa è la sigla di posta elettronica certificata e fa sì che un messaggio di posta elettronica abbia lo stesso valore legale di una qualsiasi raccomandata con avviso di ricevimento, costituendo così la prova dell’invio e della consegna. Vediamo di seguito un po’ più nel dettaglio come funziona questo strumento.
Validita PEC: il contesto normativo
Prima di fare luce sugli aspetti maggiormente caratterizzanti della PEC, vediamo quali sono le fonti di riferimento. La PEC ha la sua originaria disciplina nel D.P.R. del 2005 n. 68 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’art. 27, L. n.3 del 2003). In seguito, con l’entrata in vigore del Decreto del Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie del 2 novembre 2005, sono state emanate “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata“. In altre parole, si fa riferimento ai vari requisiti tecnico-funzionali che, obbligatoriamente, devono essere osservati, da parte delle piattaforme utilizzate per erogare il servizio in oggetto. Anche il noto Codice dell’Amministrazione Digitale non può non far riferimento alla PEC ed alla validità PEC. Stiamo parlando del d. lgs. n. 82 del 2005, il quale agli artt. 6 e 48 fa chiaro riferimento alla posta elettronica certificata. Sintetizzando, siamo di fronte ad uno strumento assolutamente integrato nelle principali normative di settore e oggi conosciuto da tutti coloro che ne hanno bisogno per lavoro (si pensi ad esempio agli avvocati), e per ogni motivo per il quale serva una comunicazione certificata.
La validità PEC: di che si tratta?
La legge vigente, in sostanza, sancisce che la trasmissione telematica di comunicazioni che hanno bisogno di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna si svolge esclusivamente tramite la posta elettronica certificata. Pertanto la trasmissione del documento informatico via PEC, è parificata, quanto a validità ed effetti, alla notificazione per mezzo di posta raccomandata con ricevuta di ritorno. Anzi, la legge aggiunge che data e ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico, spedito ai sensi della procedura PEC, sono per regola generale, comunque ed in ogni caso, opponibili ai terzi. Ne consegue che la normativa PEC non riguarda soltanto le modalità di utilizzo di essa nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (la cosiddetta digitalizzazione della PA), ma anche le modalità di utilizzo tra i privati cittadini. Tutto ciò che attiene all’iter di trasmissione e notifica di comunicazioni è pertanto informatizzato e velocizzato, con un notevole risparmio di tempo nelle comunicazioni stesse.
Insomma oggi lo scenario delle comunicazioni aventi valore legale è profondamente cambiato. Da strumenti quali fax, telegramma e anche l’ancora diffusa raccomandata, si sta passando alla comunicazione telematica certificata. Ma è occorsa una normativa ad hoc sulla validità PEC, dato che all’email ordinaria la legge non ha mai dato la cosiddetta “pubblica fede”, vale a dire la certezza della prova.
A questo punto, però, chiediamoci quando una PEC può ritenersi dotata di valore legale. Essa acquista valore legale, laddove si riceva l’e-mail di conferma di avvenuta consegna della stessa nella casella di posta del destinatario. In altre parole, la ricezione della suddetta e-mail comporta per il mittente la certezza che il messaggio è stato consegnato nelle forme previste dalla legge, e che conseguentemente il destinatario è nella condizione di poterla leggere. Ciò che è importante rimarcare è che il valore legale della PEC, cioè la sua validità, sussiste anche laddove il destinatario poi non la legge, e ciò indipendentemente dai motivi di ciò. Il destinatario non potrà quindi, in un eventuale causa in tribunale, contestarne la valenza legale, nè dimostrando eventuali guasti tecnici, nè lo smarrimento della password per la propria casella di posta elettronica.
In conclusione, il mittente, al fine di provare di aver comunque inviato la PEC e il suo valore legale intrinseco, dovrà però tenere con sè due attestazioni in originale, vale a dire la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna, cioè i file. Sarà quindi prassi idonea quella di predisporre sul proprio pc, una specifica cartella dove raggruppare tutte le ricevute e le attestazioni di avvenuta consegna della propria PEC.
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