Busta paga: quando si può modificare e chi può farlo. Alcuni casi pratici

La busta paga è, come tanti altri, un documento redatto dall’azienda e – si sa – sviste od omissioni possono essere un’eventualità tutt’altro che remota, anche in ipotesi di redazione del cedolino paga a favore del dipendente. Di seguito vogliamo vedere se è possibile correggere o modificare la busta paga redatta in precedenza ma in modo impreciso e, se sì, come e fino a quando. D’altra parte, una lontana legge del 1953 – ma tuttora vigente – già dispone l’obbligo di corrispondere le retribuzioni ai lavoratori a mezzo di prospetti di paga, secondo specifiche regole.

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Busta paga: a cosa serve e cosa contiene

Come detto, una legge del dopoguerra impone all’azienda, che retribuisce il lavoratore subordinato con lo stipendio, la correlata consegna della busta paga, detta anche cedolino paga. In essa il lavoratore può trovare l’indicazione della somma che guadagna in una mese, in ragione dell’effettuazione della prestazione professionale. La cifra è versata dal datore di lavoro, sempre tenendo ben presente tutte le regole dello specifico CCNL applicato.

Insomma, a fine mese l’azienda è tenuta non soltanto a pagare materialmente lo stipendio accreditandolo sul c/c del lavoratore, ma anche a far pervenire la busta paga allo stesso lavoratore. Nel cedolino paga suddetto – una sorta di “documento di garanzia” che attesta tutti i dati rilevanti del rapporto di lavoro – il dipendente troverà varie informazioni di sintesi, tra cui le spettanze come la cifra di mensilità di stipendio, l’ammontare di bonus o premi, eventuali indennità, e le trattenute (contributi e imposte) dovute per legge. Insomma dovrebbe essere ben chiaro che redigere la busta paga non è operazione così semplice o da poter fare “ad occhi chiusi”, anzi – talvolta la complessità o l’elevato dettaglio del documento potrebbe indurre all’errore o all’omissione anche il più attento degli impiegati. Tuttavia, la legge consente di rimediare, come vedremo tra poco.

Come ed entro quando si modifica il cedolino paga? La scadenza

Secondo la legge, le modifiche alla busta paga possono essere compiute fino al 16 del mese posteriore al periodo retribuito, che è peraltro la data finale per le registrazione nel Lul, vale a dire il cosiddetto “Libro unico del lavoro”, che di fatto sostituisce i libri paga, matricola e presenze. Forse non tutti sanno che l’azienda può adempiere all’obbligo di consegna della busta paga anche facendo pervenire al lavoratore la copia delle scritturazioni compiute sul Lul.

Pertanto, se il lavoratore si rende conto che nella busta paga (o nella copia delle scritturazioni sul citato Lul) ci sono delle omissioni, degli errori o imprecisioni, o comunque dei dati che vanno modificati, farà bene a segnalarli senza indugio all’azienda, auspicabilmente con una formale richiesta scritta, attraverso l’ufficio risorse umane o comunque alla persona che, all’interno dell’azienda, si occupa di redigere le buste paga. Come detto, la segnalazione va fatta quanto prima, dato che – lo ribadiamo – la correzione della busta paga è possibile entro il 16 del mese successivo al periodo di paga.

Che fare se il cedolino non è corretto subito?

Superato il giorno 16 del mese successivo, come accennato, non è più possibile correggere o modificare la busta paga. Ciò però non significa che non vi siano dei rimedi a favore del lavoratore. Per esempio, se al dipendente spettano delle somme ulteriori, e non individuate nella loro totalità nella busta paga, sarà possibile comunque domandare all’azienda l’erogazione della differenza nelle buste paga dei mesi successivi: una sorta quindi di correzione “a posteriori”.

Le imprecisioni in busta paga possono però presentarsi in numerosi casi differenti, come ad esempio la mancata applicazione delle trattenute o delle detrazioni, l’errata indicazione delle ferie, la mancata menzione degli assegni familiari laddove se ne abbia diritto o di indennità come quella di malattia, l’inesatta indicazione delle ore di lavoro svolte.

In ogni caso, a prescindere dal limite temporale visto sopra, avere una busta paga corretta rimane un diritto del lavoratore. Pertanto, questi può ottenere la regolarizzazione della situazione spedendo una comunicazione formale all’azienda tramite pec o raccomandata, ed in caso di divergenze con l’azienda, che potrebbe negare la sussistenza dell’errore o l’omissione, sarà auspicabile che il lavoratore si serva del supporto di un legale o di un consulente del lavoro. Una buona idea è anche quella di fare riferimento all’Ispettorato Territoriale del Lavoro o al sindacato al fine di provare con un tentativo di conciliazione. Tuttavia, se la conciliazione non ha esito positivo e il datore di lavoro persiste nel non voler regolarizzare la situazione di cui alla busta paga contestata, al dipendente non resta che fare causa al proprio datore di lavoro.

Ma attenzione: laddove la busta paga indichi un importo maggiore di quello corrisposto, il dipendente potrà domandare -legittimamente – la corresponsione delle differenze non liquidate, da parte del datore di lavoro. Se quest’ultimo non adempie spontaneamente, il lavoratore è comunque ben tutelato: infatti, avendo questi la prova esatta del credito (ovvero la busta paga), sarà assai agevole servirsi dell’iter del decreto ingiuntivo. Se, invece, sussistono errori nella individuazione dell’esatta tassazione, tali errori possono essere in qualche modo “recuperati” pure in sede di conguaglio di fine anno, o di presentazione della dichiarazione dei redditi. Tuttavia, è sempre meglio avvertire il datore di lavoro, non appena si scopre l’imprecisione, per evitare elevati conguagli a debito.

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La prescrizione in materia

Non tutti gli errori o le imprecisioni hanno lo stesso termine, per essere contestati. Per esempio, vi sono crediti da lavoro che hanno una prescrizione decennale (come l’indennità per non aver goduto delle ferie) oppure quinquennale (come gli assegni familiari) ed altri ancora hanno una prescrizione più corta. Concludendo, rimarchiamo tuttavia che la prescrizione decorre sempre dalla data di fine del rapporto di lavoro, pertanto si può dire che il dipendente è comunque ben coperto e, pur essendo consigliabile attivarsi non appena l’errore è scoperto, è vero che un tempo non esiguo è comunque concesso per contestare la busta paga.

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