DDT: che cos’è nel mondo del lavoro e perchè è essenziale nelle vendite
Come ben sappiamo, il diritto del lavoro è fatto anche di espressioni o sigle che possono sembrare di difficile interpretazione o spiegazione, ma che in verità non sono difficili da comprendere. Tra queste, vogliamo qui parlare del cosiddetto DDT, ossia il documento di trasporto, che rileva nei casi di consegna o spedizione merci all’acquirente. Detta sigla è certamente nota a tutti gli addetti o responsabili di magazzino di un punto vendita, così come lo è anche ai trasportatori che scaricano merci presso il deposito. Ma che cos’è di preciso, com’è strutturato e quali sono la sue finalità? Sono tutte domande cui daremo risposta di seguito.
DDT: che cos’è in breve
Spiegare che cos’è un DDT non è operazione così complessa: si tratta infatti di un foglio, cartaceo o virtuale, che comprova l’effettivo trasferimento delle merci dal venditore all’acquirente. Non rileva il metodo di trasmissione del DDT, ossia se a mano dal vettore, o con e-mail oppure con fax dal venditore. Ciò che rileva è che il DDT non sia consegnato dopo la consegna delle merci.
In altre parole, il venditore può, alternativamente, emettere il DDT al momento della partenza della spedizione delle merci, oppure far viaggiare il documento in questione insieme alle merci da consegnare a destinazione.
Il documento di trasporto, che non va confuso con la bolla di accompagnamento o anche bolla di consegna, consiste dunque in un documento in cui è messa nero su bianco la merce relativa a una consegna. Nella prassi delle relazioni commerciali, il DDT si allega alla merce a cui fa riferimento, come documento di accompagnamento nel vero senso della parola. Tuttavia ciò non è strettamente necessario, giacchè il documento può anche essere spedito al ricevente con corriere o attraverso i sempre più diffusi strumenti digitali.
L’obbligatorietà del DDT-documento di trasporto
Occorre rimarcare che laddove si effettui una consegna di merci ad un cliente, detti beni devono essere sempre accompagnati dal DDT – documento di trasporto.
Il DDT in oggetto è stato previsto dal DPR n. 472 del 1996, in sostituzione della precedente bolla di accompagnamento. Come detto, il DDT comprova l’effettuazione del trasferimento di merci dal cedente (venditore) al cessionario (acquirente). La consegna è compiuta presso la sede indicata dal cessionario, come luogo di consegna. Il trasporto può essere liberamente compiuto sia dal mittente che dal destinatario, o anche servendosi di un trasportatore che si assume l’incarico della consegna del materiale.
Come già accennato sopra, il documento di trasporto deve essere emesso prima della consegna diretta o dell’affidamento dei beni al trasportatore, e deve includere l’indicazione alcuni elementi obbligatori. Ma può anche essere spedito al destinatario (via fax, via email o altro) entro il giorno stesso dell’invio della merce cui si riferisce.
Il DDT è obbligatorio in tutte le ipotesi nelle quali in cui si compia una spedizione di beni. La sola eccezione è nell’ipotesi nella quale si voglia usare la fattura accompagnatoria, vale a dire una fattura emessa il giorno stesso della spedizione e che di fatto equivale al DDT.
Va ricordato che, oltre alle finalità collegate alla gestione fiscale e alla contabilità, il documento di trasporto in oggetto serve anche al ricevente della merce per comprendere con precisione qual è il contenuto della spedizione e se quindi la merce recapitata corrisponde davvero all’intero ordine d’acquisto compiuto in precedenza.
Quali sono le parti essenziali del documento a fini fiscali?
Ci si potrebbe domandare come deve essere strutturato un DDT: ebbene, non esistono regole ad hoc per impaginare un documento di questo tipo a norma di legge. Tuttavia, per essere valido a fini fiscali, il DDT deve contenere alcuni elementi essenziali. Ecco in sintetico elenco quali sono:
- Generalità di Partita IVA del venditore (cedente);
- Generalità di Partita IVA del cliente (cessionario);
- Numero e data del documento in oggetto;
- Descrizione dei beni o dei servizi oggetto del contratto con il cliente;
- Quantità dei beni o servizi;
- Riferimento di chi compie il trasporto (mittente/destinatario/vettore);
- La data in cui le merci lasciano la sede del cedente.
In particolare, l’appena citata data può essere quella del documento oppure una data differente.
La finalità più importante del documento
Abbiamo visto finora che il documento di trasporto è indispensabile per una serie di ragioni. Tuttavia, la funzione più rilevante del DDT emerge quando il cliente, ricevuta la merce, apporrà su di esso la sua firma e rispedirà una copia. Il DDT diventa insomma la ricevuta dell’avvenuta consegna della merce, la cui prova servirà poi come base per la compilazione e quindi l’emissione della cosiddetta ‘fattura differita’.
Ma non solo: infatti, il documento di trasporto ha anche una funzione di rappresentanza ed, in particolare, è utile ad aumentare la riconoscibilità del marchio. Con il DDT, è possibile dare un’immagine professionale della propria azienda, influenzando positivamente il cliente verso ulteriori futuri acquisti.
Concludendo, va da sè che oggigiorno sempre più documenti di trasporto sono spediti in formato digitale con e-mail in contemporanea con la spedizione della merce. Per questa via, l’operazione si svolge in modo fluido e il cliente può ricevere il DDT immediatamente, anzi in anticipo rispetto alla data nella quale la merce raggiunge il punto di consegna. Il DDT dunque assolve anche alla funzione di promemoria.
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