Le Virtual Data Room, a differenza delle tradizionali soluzioni di archiviazione fisica, offrono soluzioni online complete per le aziende. Non solo forniscono una struttura di archiviazione sicura per le aziende, ma fungono anche da hub per le transazioni e le due diligence, rendendole una scelta superiore per le aziende moderne che cercano una scelta superiore per le aziende moderne.
I mercati dei VDR traboccano di domanda e offerta, poiché le aziende riconoscono i vantaggi di questa soluzione. Sono ormai impiegati in tutti i settori, indipendentemente dalle dimensioni. In questo articolo verranno illustrati i vantaggi essenziali dei VDR che miglioreranno l’efficienza della vostra azienda.
1. Facilita la sicurezza dei dati
La funzione principale di una sala dati virtuale fornita da Italy’s Data Room Provider è quella di infondere un senso di sicurezza fornendo un ambiente di archiviazione sicuro per i documenti critici. Le VDR offrono protezione e sicurezza di livello militare contro le minacce esterne e interne. Si tratta di pacchetti software con licenza e completa autorità per la gestione di informazioni sensibili. Offrono funzioni come le seguenti:
- Crittografia dei dati – Impedisce la fuoriuscita dei dati durante la condivisione dei documenti.
- Doppia autenticazione – Protegge i login richiedendo una doppia conferma dell’identità al momento dell’accesso.
- Filigrana – Questa funzione protegge il copyright ed è molto utile per l’archiviazione di proprietà intellettuale e presentazioni.
- Distruzione remota – Consente agli amministratori di cancellare i dati VDR da un dispositivo di terze parti in qualsiasi momento e di effettuare screenshot dei documenti.
- Backup continui – Assicura la possibilità di recuperare i dati indipendentemente da ciò che accade.
2. Accelerazione delle transazioni
Data Room è in grado di gestire facilmente processi complessi come la due diligence e le fusioni e acquisizioni, consentendo di chiudere le transazioni a un ritmo notevolmente più veloce.
Questo grazie a efficaci strumenti organizzativi e di revisione dei documenti. Molti documenti relativi ai vostri business plan o alle vostre operazioni possono essere scaricati e indicizzati automaticamente, e lo spazio supporta quasi tutti i tipi di file.
Grazie alla ricerca intelligente, è possibile trovare il documento desiderato inserendo una sola parola chiave. Inoltre, il visualizzatore di documenti vi permetterà di passare più facilmente dalla carta al documento, risparmiando fatica e tempo.
3. Riduce notevolmente le spese
Il mantenimento di una sala dati virtuale è una soluzione economicamente vantaggiosa rispetto ad altre forme di archiviazione, come quella fisica. Le VDR consentono di pagare una sola volta e di ricevere molte possibilità, sollevandovi dalla necessità di acquistare carta e altre forniture per ufficio, di stampare documenti o di pagare la consegna tramite corriere.
Le copie possono essere semplicemente inoltrate nello spazio e sono più sicure. Voi e i possibili partner non dovete recarvi al luogo dell’incontro, non dovete pagare le spese della seconda parte e risparmiare molto denaro sugli strumenti di sicurezza fisica e sugli stipendi dei dipendenti della sala dati fisica.
4. Promuove la trasparenza
L’apertura e la fiducia sono caratteristiche fondamentali per il successo di una transazione commerciale. Tuttavia, quando si tratta di consentire l’accesso ai loro documenti più sensibili, le organizzazioni hanno sempre avuto bisogno di essere più aperte e possono aver nascosto informazioni cruciali.
Utilizzate una data room virtuale per garantire che una violazione dei dati non metta a rischio azionisti, investitori, partner o creditori. Le impostazioni di accesso regolabili garantiscono la completa sicurezza e, di conseguenza, la trasparenza.
A vostra volta, potete utilizzare funzioni per monitorare le attività degli utenti all’interno dello spazio. Queste funzioni vi permettono di vedere i minimi dettagli dell’attività dell’utente, come ad esempio quando l’utente apre o modifica i file, a quali documenti accede e per quanto tempo vi rimane.
Inoltre, il registro di controllo genera rapporti automatici da cui è possibile estrarre informazioni rilevanti e rilevare in tempo una minaccia o un errore.